Expense Tracker: Pengertian, Cara Kerja, dan Manfaatnya untuk Bisnis

Pernah merasa keuangan bisnis sering bocor tanpa tahu ke mana perginya? Atau kesulitan mencatat pengeluaran dengan rapi sehingga sulit mengevaluasi keuangan? Jika iya, berarti kamu butuh expense tracker!

Expense tracker adalah sistem yang memudahkan pencatatan setiap pengeluaran bisnis, mulai dari biaya operasional hingga pembelian stok. Dengan sistem yang rapi, kamu bisa lebih mudah mengontrol cash flow, hingga membuat keputusan finansial yang lebih tepat.

Yuk, cari tahu lebih lanjut mengenai apa itu expense tracker, cara kerjanya, apa saja manfaatnya untuk bisnis, hingga rekomendasi aplikasi terbaik di artikel ini!

Apa Itu Expense Tracker?

Expense tracker adalah alat bantu, berupa aplikasi, software, atau fitur yang berfungsi untuk melacak pengeluaran bisnis secara rinci. Dengan menggunakan expense tracker, kamu bisa mengetahui aliran kas bisnismu, termasuk pemasukan, pengeluaran, saldo, dan berbagai transaksi keuangan lainnya.

Aplikasi ini menjadi solusi dari pengelolaan keuangan manual yang sering kali memakan waktu dan merepotkan. Faktanya, banyak pemilik bisnis yang menghabiskan puluhan jam setiap bulan hanya untuk mencatat dan mengecek keuangan secara manual. Padahal, waktu tersebut bisa dimanfaatkan untuk fokus mengembangkan bisnis.

Beberapa expense tracker sederhana hanya berfungsi untuk mencatat dan mengelola keuangan, sementara yang lebih canggih dapat menganalisis pola pengeluaran. Dengan begitu, kamu bisa mengetahui ke mana uangnya mengalir dan membuat anggaran yang lebih efektif.

Aplikasi Expense Tracker (Sumber: Paper.id)

Salah satunya adalah Paper.id, platform invoicing dan pembayaran ini dilengkapi dengan fitur expense tracker. Kamu bisa buat invoice digital dan rekonsiliasi otomatis, artinya kamu tidak perlu lagi menginput transaksi secara manual.

Kamu bisa terima pembayaran dari buyer dengan 30+ metode pembayaran, termasuk dengan kartu kredit dan cicilan, sehingga mereka dapat tambahan tempo pembayaran 30-45 hari, sementara kamu bisa dapat pembayaran tepat waktu.

Menariknya lagi, di Paper.id kamu bisa atur role akun atau akses pengguna, sehingga data keuangan kamu makin aman dari oknum yang tidak bertanggung jawab. 

Gunakan Paper.id sekarang dan rasakan manfaatnya dengan klik tombol di bawah!

Gunakan Paper.id Gratis

Baca Juga: 5 Rekomendasi Corporate Card Terbaik untuk Bisnismu

Cara Kerja Expense Tracker

Berikut langkah-langkah cara kerja expense tracker:

1. Mencatat transaksi bisnis

Pencatatan transaksi dalam expense tracker bisa dilakukan secara manual maupun otomatis, misalnya:

• Manual: Tim keuangan atau akuntansi mencatat pengeluaran secara manual di spreadsheet atau aplikasi akuntansi.
• Otomatis: Beberapa bisnis menggunakan software yang terhubung langsung dengan rekening bank atau kartu kredit perusahaan untuk mencatat transaksi secara otomatis.

Contoh Pencatatan:

• Tanggal: 10 Februari 2025
• Kategori: Biaya Operasional
• Jumlah: Rp5.000.000
• Deskripsi: Pembelian bahan baku kopi

2. Mengelompokkan pengeluaran

Setiap pengeluaran diklasifikasikan ke dalam kategori tertentu, seperti biaya operasional (sewa, listrik, gaji karyawan, bahan baku, transportasi), biaya modal (pembelian mesin, investasi software, renovasi), biaya pemasaran (digital marketing, promosi, diskon), hingga biaya lain-lain (pajak, biaya konsultasi, administrasi).

3. Membandingkan dengan anggaran bisnis

Expense tracker akan membantu mengevaluasi apakah pengeluaran masih sesuai anggaran atau sudah melampaui batas.

Contoh perbandingan:

• Anggaran pemasaran: Rp10.000.000/bulan
• Pengeluaran saat ini: Rp9.000.000

Jika pengeluaran mencapai Rp12.000.000, berarti ada kelebihan Rp2.000.000 dari anggaran yang ditetapkan.

4. Menganalisis pengeluaran melalui laporan keuangan

Expense tracker menyediakan laporan untuk memantau kondisi keuangan bisnis, seperti:

• Laporan arus kas: Melihat pergerakan uang masuk dan keluar.
• Laporan laba rugi: Menilai apakah pengeluaran masih lebih kecil dari pendapatan.
• Laporan biaya operasional: Mengidentifikasi pos pengeluaran terbesar dalam bisnis.

5. Mengoptimalkan pengeluaran

Setelah mengevaluasi laporan, kamu bisa mengambil langkah strategis, seperti:

• Mengurangi biaya yang kurang efisien, misalnya mencari supplier dengan harga lebih kompetitif.
• Meningkatkan efisiensi, seperti menggunakan software akuntansi otomatis.
• Menyesuaikan anggaran bulan berikutnya berdasarkan tren pengeluaran sebelumnya.

Baca Juga:

Manfaat Expense Tracker untuk Bisnis

Menggunakan expense tracker bisa memberikan banyak keuntungan bagi bisnis kamu dalam mengelola keuangan secara lebih efektif. Berikut beberapa manfaat utamanya:

1. Mencegah pemborosan

Dengan mencatat setiap pengeluaran secara detail, bisnis bisa lebih mudah mengidentifikasi pengeluaran yang tidak perlu atau berlebihan, sehingga membantu mengontrol biaya dan memastikan dana digunakan secara optimal.

2. Mempermudah pemantauan keuangan

Expense tracker memungkinkan kamu bisa melihat cash flow secara real-time, sehingga bisa mengetahui kondisi keuangan kapan saja tanpa perlu menunggu laporan manual dari tim keuangan.

3. Membantu perencanaan anggaran yang lebih akurat

Dengan data pengeluaran yang tercatat dengan baik, kamu bisa menyusun anggaran yang lebih realistis dan sesuai dengan kebutuhan operasional. Ini juga membantu menghindari pengeluaran melebihi batas yang sudah ditentukan.

4. Mempercepat proses akuntansi

Expense tracker mengurangi proses pencatatan manual yang memakan waktu, sehingga tim keuangan bisa lebih fokus pada analisis keuangan dan pengambilan keputusan strategis.

5. Mengurangi risiko kesalahan keuangan

Kesalahan pencatatan atau kehilangan bukti transaksi sering terjadi dalam sistem manual. Dengan expense tracker, data tersimpan dengan rapi dan otomatis, sehingga mengurangi risiko kesalahan dalam laporan keuangan.

Baca Juga: 5 Virtual Credit Card Terbaik di Indonesia, Pebisnis Wajib Punya!

Demikian penjelasan mengenai expense tracker secara lengkap. Pada kesimpulannya, expense tracker adalah solusi praktis untuk membantu bisnis mengelola keuangan dengan lebih efisien.

Jika kamu ingin proses pencatatan pengeluaran lebih mudah dan otomatis, gunakan Paper.id! Dengan fitur invoicing dan pembayaran yang terintegrasi, bisnis kamu bisa lebih rapi dalam mengelola transaksi dan keuangan.

Jadi, sudahkah bisnismu menggunakan expense tracker?
*Artikel ini hasil kerja sama antara Paper.id dan Tokocrypto